La settimana scorsa sul sito CorsidiMedicinaInItalia.it abbiamo suggerito la lettura di un articolo dove venivano indicati alcuni semplici passi per coinvolgere i medici nelle attività di “Social Network” a supporto dell’azienda sanitaria dove lavorano.

Oggi proponiamo 5 punti per sviluppare una sintetica policy di gestione dei social network da parte dei dipendenti, siano essi medici, paramedici, amministrativi che desiderano partecipare al processo di branding e customer support della propria azienda sanitaria.

Per fare questo riprendiamo l’articolo scritto da Nicola Ziady sul suo blog secondo la quale basterebbero 5 semplici linee guida per la redazione di una policy inerente l’uso dei social network.

Quali potrebbero essere queste cinque regole? eccole di seguito:

1)Keep it Short
La redazione del documento di policy dovrebbe essere lunga al massimo una paginetta e soprattutto la si dovrebbe scrivere nel modo più semplice possibile.

Ad esempio viene portata la policy dell’ospedale di Danbury che si caratterizza per la chiarezza con cui invita i propri dipendenti:
- a fare attività di blogging personale….ma non in orari lavorativi;
- a fare blogging per l’azienda… ma solo dopo espressa autorizzazione dell’amministrazione;

Per approfondimenti sulla policy dell’ ospedale di Danbury .

2)Keep it Simple
per questo secondo punto viene portata ad esempio la policy della Mayo Clinic, una clinica statunitense pioniera nell’uso dei social network.
La sua policy non va oltre una paginetta. Pochi sono i punti in cui si struttura e tra questi è da sottolineare che :
- i post ed i commenti scritti nel blog della Mayo Clinic saranno precisi e reali;
- eventuali errori o inesattezze saranno prontamente corrette;
- una volta corrette le inesattezze, il post originale sarà comunque mantenuto a salvaguardia dell’integrità;

Un esempio di semplicità ma soprattutto di trasperenza dei processi. Per una visione completa della policy della Mayo Clinic.

3)Keep it Encouraging
E’ bene non limitarsi a dire cosa non fare ma soprattutto incoraggiare e chiarire bene cosa fare.
Ad esempio incoraggiare a partecipare ma ancora prima ad ascoltare,  perchè è dall’ascolto che nascono partecipanti attenti, empatici, collaborativi.

4)Keep it Educational
Nel senso di spiegare al meglio, di condividere al meglio, di interagire al meglio.
Dove “al meglio” significa con cordialità, con tatto, con educazione. L’invito è quello di usare un tono sempre affabile perchè il rapporto che si sta instaurando tra un utente ed il blog aziendale, in questo caso dell’ospedale, è prima di tutto un rapporto tra persone. I blog, i wiki e tutte le altre forme di discussione online sono prima di tutto interazioni individuali e non di comunicazione aziendale.

5)Keep it Trasparent
Una volta che la policy è redatta …non pubblicarla solo sulla intranet aziendale ma condividerla, condividerla, condividerla non solo con i dipendenti ma con tutta la comunità. In questo modo avrà la fuzione di un impegno vero e proprio.

Conoscete aziende sanitarie italiane che stanno utilizzando i social network ed hanno redatto una policy?